¿Cómo hacer un cierre de caja?

04 de Febrero de 2020

Los cierres de caja son una de las tareas más importantes cuando tenemos un negocio físico. Al final del día, cuando la tienda está cerrada, antes de irnos a casa, toca contar el dinero que tenemos en nuestra caja registradora, para conocer las ganancias y los ingresos que hemos tenido ese día gracias a las ventas.  Se trata de una tarea sencilla, con la que podemos conocer el dinero total, que tenemos en caja, el que hemos ganado y el que se queda como fondo para tener lo que se suele llamar “cambio” para dar a los clientes. Sin embargo, al hacer un cierre de caja debemos prestar mucha atención, puesto que puede generarnos descuadres, o puede que detectemos que nos falte dinero por cualquier motivo.

En este artículo, queremos dar una serie de pautas y consejos para saber hacer un cierre de caja de forma eficiente.

Qué es un cierre de caja

Hacer un cierre de caja, conocido también como hacer un arqueo de caja no sólo se hace cuando se ha cerrado la tienda. También, cuando hay un cambio de turno, y sirve para llevar un control del las salidas y entradas (ingresos) de dinero durante el turno en el que ha trabajado cada persona.

Para que estos arqueos sean 100% efectivos, al comienzo de cada día el cajero/a o responsable de realizar los cobros de la tienda, supermercado o restaurante, debe contar el dinero que hay en el cajón (saldo de caja), lo que se conoce como saldo inicial. Esto se hace para conocer el saldo fijo que debe haber en todo momento en el cajón, para garantizar que se cuenta con el suficiente efectivo con el que dar el cambio a los clientes. Después de haber contado el dinero, es importante mantener la caja perfectamente ordenada.

A lo largo del día, se irán realizando los depósitos pertinentes, consecuencia de las ventas y los pagos de los clientes. Tanto al final del día, como en los cambios de turnos, será necesario hacer el recuento y restar el total del deposito añadido al cajón durante el día, para retirarlo y mantener de nuevo el saldo inicial matutino, que había en el cajón. Por otra parte, al finalizar el día, el cajón con el dinero de fondo de caja y el excedente por las ventas, deberán llevarse a la oficina, dónde se preparará un informe en el que se registrará el dinero que entró y salió de la caja registradora de forma eficiente.

El arqueo de caja es el resultado de calcular la diferencia entre saldo de caja y efectivo disponible en la misma. El cálculo es el siguente:

VD= CEF + CEI + VO – OG – D – CC

VD: suma de ventas diarias

CEF: efectivo al momento del cierre

CEI: saldo inicial de la caja

VO: pagos mediante el resto de medios habilitados

OG: salida de dinero para otras partidas de la empresa

D: descuentos

CC: ventas a crédito

Cómo se hace un cierre o arqueo de caja

Para contar el dinero de caja o hacer el arqueo, se debe separar el dinero: billetes grandes, billetes pequeños, cheques, cupones, monedas grandes, monedas pequeñas… todos divididos según su valor. Una vez divididos, deberá contarse todo el dinero existente dentro de la caja registradora de forma manual y compararlo con la cifra que se muestre en el sistema de TPV (terminal de punto de venta).

El siguiente paso es devolver al cajón la cantidad inicial registrada por la mañana. Después se cuenta el valor de los cheques, los cupones y los billetes que han sobrado, que será e depósito de ventas, o el dinero que ha entrado (ingreso) en la caja registradora a lo largo de la jornada. Además, las cajas registradoras imprimen una especie de recibos donde se reflejan los ingresos totales de dinero y las salidas totales. Si estos datos coinciden con los obtenidos tras el recuento o el arqueo, significa que todo está bien. En caso contrario habrá que recontar para ver si ha podido producirse un error en el arqueo o en cualquier operación de venta en el que el dinero que ha entrado o salido del cajón no ha sido el correcto.

Aspectos importantes para hacer el arqueo de caja

Es importante contar con más de una persona para hacer este proceso. Mientras una persona cuenta el dinero del cajón y realiza el informe de efectivo, la otra deberá preparar el depósito del banco. Las dos deberán firmar dicho informe, siendo responsables de la operación, para evitar fraudes.

En caso de que se produzca cualquier tipo de discrepancia, como las que hemos mencionado antes, deberá investigarse si se trata de un error humano o de signo de robo por parte de alguno de los empleados.

Además, es muy importante tener un control de que todos los billetes que han entrado en el cajón, son válidos y legales. Para ello, puedes realizar las comprobaciones pertinentes con una máquina detectora de billetes falsos, que son el método más fiable y seguro para comprobar la legalidad de los billetes con los que pagan los clientes, incluso mucho más eficientes y seguras que los rotuladores detectores. Si necesitas una máquina detectora de billetes, ver los tipo de máquinas que tenemos en nuestra tienda online, haciendo clic aquí.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *